5 Easy Facts About Sistema de Gestión Documental Described
5 Easy Facts About Sistema de Gestión Documental Described
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Restauración de Versiones Anteriores: Capacidad para restaurar versiones anteriores de un documento en caso de errores o cambios no deseados.
Reducción de costos: Cuando se realiza digitalmente, la gestión de documentos lessen el espacio fileísico requerido para el almacenamiento y disminuye los costos asociados con el mantenimiento de archivos fileísicos.
Seguridad de los documentos. Cuando los documentos no se gestionan, la posibilidad de que se exponga información importante a las personas equivocadas es considerable. Si información sensible y vital que cae en las manos equivocadas puede ocasionar un daño irreversible a una empresa. Un sistema de gestión documental permiten proteger la información confidencial mediante políticas de seguridad rigurosas y un Handle de acceso basado en roles donde solo los usuarios autorizados pueden ver ciertos archivos o documentos.
OCR: Son las siglas en inglés de Reconocimiento Óptico de Caracteres. Se trata de una tecnología que convierte el texto de las imágenes en datos que pueden ser utilizados por el software empresarial.
El éxito radica en elegir una solución que se ajuste a las necesidades específicas de cada empresa, considerando el volumen de documentos y los objetivos organizacionales.
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A document administration procedure, or DMS, refers to the equipment and procedures your Group works by using to shop and take care of documents. A modern DMS will typically documentos digitales give sturdy search capabilities, metadata tagging, access controls, and increased safety processes to protect data files.
Otro criterio elementary es la usabilidad. La mejor plataforma de gestión documental será inutilizable si sus usuarios encuentran dificultades para navegarla.
Cumplimiento normativo y seguridad: ofreciendo medidas de seguridad avanzadas para proteger la información confidencial y smart. Se pueden definir permisos y niveles de acceso para asegurar que solo las personas acreditadas puedan ver y modificar los documentos.
Manage de Acceso: Un DMS permite definir permisos de acceso específicos para diferentes usuarios o grupos de usuarios, garantizando que solo las personas autorizadas puedan acceder, editar o eliminar documentos.
Seguridad y Cumplimiento: Es esencial asegurar que ambas plataformas, la nube y los sistemas on-premise, cumplan con las políticas de seguridad y las normativas de la industria.
Investigación de Proveedores: Investigar los diferentes proveedores de DMS disponibles en el mercado y las características que ofrecen.
Adicionalmente, en el caso de desastres como incendios o inundaciones, si utilizamos un sistema de gestión documental basado en la nube, podemos llegar a garantizar que los datos críticos para la empresa se mantengan intactos.
Dicho de una forma más sencilla, con un gestor documental que controla los flujos de trabajo cada documento queda ligado al estado en el que se encuentre en todo momento. en procesos más eficientes y productivos. Gracias a la automatización de las funciones